2022.04.26
スマートについて

【埼玉県】介護施設の業務効率化にスマートマットが大活躍

スマートマットの導入で企業の業務効率化を目指しましょう！
今回は、埼玉県の介護施設へのスマートマットの導入で業務効率化に大成功した事例をご紹介します。
介護施設ではたくさんの介護用品から備品までの在庫を常備しているために、実は在庫チェックが業務負担になってしまっていたようです。
導入前のお悩みとその解決にどのようにスマートマットが活躍しているのか？
業務のIoT化に挑戦したい！とお考えの施設のご担当者様も是非参考にしてください。
スマートマットは導入前のお試しも可能ですので、まずは「スマートマットとはなんぞや？」とご興味を持っていただければ幸いです！

介護施設にも馴染む、洗礼されたデザインのスマートマット — 介護施設でも馴染む洗礼されたデザインのスマートマット

介護施設の業務効率化にもスマートマットがお役立ち！

ご紹介する介護施設では、利用者様の使用するおむつやペーパータオルなどの消耗品から事務用品まで、様々な備品使用しています。
それらの発注～管理までをこれまでは介護士さんたちでローテーションを組んで業務分担をしていました。
在庫チェック～発注業務、月末は棚卸し作業をすべて手書きで管理をしていたために当番の日は1時間近く在庫管理のために時間を要していました。
特に発注業務は幾度もミスや発注漏れが発生してしまい、利用者様へご迷惑をおかけしてしまうことや、スタッフさんが買い出しに走ることもあったそうです。

そこで、業務主任さんが何か打つ手はないかと探してご縁があったツールがスマートマットでした。
世間で話題のIoT化ですが、介護の現場にどのような形で導入するのかと興味もあったこと、機械が苦手なスタッフにも簡単に使いこなすことが出来そうだということで導入を決めたそうです。

取り入れやすさはスマートマットのメリット — 取り入れやすさもスマートマットのメリットです

これまでの在庫チェックの時間は無駄だった・・

「在庫チェックの担当者は朝1時間早く出勤し、目視で在庫を数えて手書きで一覧表に記入をします。
消耗品は必要な数を現在の使用頻度から逆算して発注作業を行います。
私たちが使用するゴム手袋、ゴミ袋など細かいですがそういった備品も業務に必ず必要なものになるので、一緒にチェックを行います。
月末は棚卸し業務も併せて行うために、数人で分担して残業になることがほとんどですね。」

これが今までの【普通の在庫チェック】でした。
スマートマットを導入することでこの普通が覆ります。

まずは問題点をおさらいしておきましょう。
・目視で在庫を計数、手書きで管理　
→人の目視と手書きでは計数・記入時に間違いのリスクと時間がかかる
・発注作業も担当者が状況判断で手作業
→在庫チェックが経験則頼みとなり、ミスは利用者様へも影響してしまう
・月に1回の棚卸しに人員と時間が大幅にかかる
→月末在庫の確認は通常業務終了後に行うことが一般的なため、スタッフの負担となる

これらの問題点をスマートマットの導入で起きる変化をみてみましょう！

いままでの在庫チェックを一人で行うには重荷でした — これまでの在庫チェックは一人では重荷でした

在庫自動発注システムが種類の多い介護備品にも対応可能

ではさっそくスマートマット導入による業務効率化と活かされているメリットを、先ほどの介護施設での在庫チェックを例にご紹介します。

スマートマットは在庫管理をしたいものの重量で管理できるため、必要な作業は
「在庫チェックが必要な備品等を乗せるだけ」
在庫チェックはすべて自動でデータが作成されるため、在庫チェック作業時に必要な作業は
「スマートマットクラウドでデータ出力すればOK」

発注業務は【在庫自動発注】機能にすべてお任せ
「発注漏れの心配もなく、手間はほぼゼロ」
棚卸し作業もすべて自動化、集計データはAPIやCSVへ出力可能
「これまでのシステムとも連携可能、データ収集に加えて分析も業務効率化にも」

この中で、実際に在庫管理の責任者の方イチオシの機能が
【在庫自動発注】だそうです！
「介護施設ではおむつひとつとっても数種類あり、同じ種類でもサイズ違いと細かく分類されているために、これまでの手作業ではLとLLを見間違える発注ミス等が多々発生していました。
また、すぐに気づくことが出来ればダメージも少なく済みますが、いざ使用する時に気がついて利用者様にご不便をおかけした事もありました。
スマートマットは入庫時に乗せる作業だけをしっかり行うことさえすれば、発注ミスが起こることはないので、とてもありがたい機能で重宝しています！」

スマートマットであった時短やコストカットなどの事例をご紹介

業務効率化のポイントをビフォーアフターにてご紹介 — 業務効率化ポイントをビフォーアフターでご紹介！

では次に業務効率化により時短効果があった事例をみてみましょう。
スマートマットを導入することで、圧倒的に在庫管理にかける時間を短縮できるほか、生産性の向上も期待できるメリットも併せてご紹介いたします。

Before
問題点1.
備品の中には期限が限られているものもあり、在庫切れになりロスとなってしまうものが毎月多く発生していた。
ホワイトボードやノートなどでの連携等の工夫で管理はしていたが、管理の難しさを感じていた。
在庫ロスを発生させないために、在庫の流動性を管理することは数が多くデータをまとめる時間がなかった。
→在庫ロスによる無駄なコストの発生

問題点2.
複数の建物や倉庫で在庫を共有していた為、別場所の残数を確認する為だけに移動しなくてはならない。
変動数の少ない備品は在庫チェックの頻度を減らしていたので、実残は毎回目視で確認しにいっていた。

→移動時間等の附帯作業時間が多い

問題点3.
限られた人数の中で業務を回しているので、忙しい時は普段は専門的な業務をしているスタッフも在庫管理に携わっていた。
苦手な業務ながらも頑張って行ってくれていて、負担になってしまい通常業務や勉強に充てられる時間を削ってしまっていた。
→人材不足も影響し、担当ではない方のヘルプが必要な程の業務負担、猫の手も借りたい

After
問題点1.
スマートマットでは在庫だけでなく消費を見える化することが出来る
過去の消費傾向を分析し、在庫圧縮や適性在庫の実現を可能にすることで期限切れの最小化

問題点2.
クラウド管理で在庫状況を共有出来るので、いつでもどこでも在庫状況が把握出来る
在庫チェックのための移動時間や連絡等の手間を大幅に削減

問題点3.
在庫管理がスマートマットに乗せるだけで完結するため在庫管理業務からの解放
それぞれ専門性の高い重要業務へ集中することができ、生産性の向上・サービスの向上・人材育成の強化

介護施設のみなさん！一度スマートマットで在庫管理をお試しください

スマートマットクラウドでの業務のIoT化をお試しください — スマートマットクラウドのIoT化を是非お試しください！

今回は、埼玉県の介護施設での導入事例をもとに問題点をスマートマットの導入でどのように解決へ導くことが出来たのかをご紹介いたしました。

スマートマットでのIoT化は様々な業種の現場で取り入れられている、最新でありながらも手軽な在庫管理の新たな一手です。
機械が苦手でIoT化なんて・・と諦めていた方もご安心ください。
スマートマット本体はとてもシンプルなデザインになっていて難しいボタン操作も不要です。
すでに在庫管理を自社のデータで管理している場合でも、API・CSVによるシステム連携が可能なので、連携さえしてしまえば、大幅な作業変更もありません。
さらにサポートも充実しているので、ご安心して快適にご利用いただける環境をご提供しています。

いきなりの導入は・・と不安な方もスマートマットをお試しいただくこともできます。
介護施設をはじめとした多くの在庫管理でお悩みのみなさま、まずは東洋ケアサービスへご相談ください。
最適なプランをご提案させていただきますので、スマートマットからIoT化に踏み出しましょう！

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